Progettare il 2021: strumenti e soft skill per il project management
Il cosiddetto smart working permette alle persone di svolgere mansioni importanti anche a distanza, da altre città o addirittura nazioni.
Questo tipo di pratica può essere molto utile e vantaggiosa per le realtà aziendali di oggi, ma porta con sé delle problematiche: come fare ad organizzare, sincronizzare e monitorare il lavoro proprio e dei colleghi?
La risposta risiede non solo negli strumenti, ma anche nelle soft skills delle singole persone, nonché dei supervisori. Già da tempo, infatti, esiste la figura del project manager, che negli anni è passata da puramente tecnica a quella di una persona capace di facilitare la comunicazione e di focalizzarsi sulla creazione di valore. Time management, lavoro di squadra, mediazione, pensiero critico edeterminazione sono quindi sempre più fondamentali per i lavoratori e professionisti di oggi…anche grazie ad un aumento esponenziale degli strumenti a disposizione per la gestione dei progetti.
Gli strumenti del project management
Per tentare di risolvere le problematiche del digital management stanno nascendo negli ultimi anni delle piattaforme online di project management (le più usate sono Trello ed Asana) che permettono di monitorare ed organizzare le varie attività a distanza step per step.
Queste piattaforme permettono infatti di:
1) Impostare degli obiettivi (sia a breve che a lungo termine) da raggiungere
2) Assegnare compiti specifici ad ogni persona coinvolta nel progetto
3) Monitorare in tempo reale i progressi raggiunti
4) Modificare in corso d’opera il progetto
5) Impostare delle tempistiche precise per ogni obiettivo
6) Condividere materiale e informazioni tra i membri del progetto
7) Fissare un budget massimo per il progetto
8) Creare una lista di attività da effettuare per uno specifico obiettivo
9) Tenere traccia di tutte le attività svolte dall’inizio
10) Semplificare i vari step, scomponendo ogni progetto in sotto progetti, più semplici da portare a termine
I benefici di questo tipo di pratica sono molteplici: queste piattaforme infatti riescono a convogliare tutte le informazioni in un unico posto, in modo che tutti possano averne accesso, limitando quindi l’inevitabile dispersione di informazioni che potrebbe avvenire nell’utilizzo di diverse piattaforme di messaggistica (email, whatsapp, chat).
Inoltre, una piattaforma di project management riesce a rendere più semplice e agevole il team work, nella misura in cui ogni partecipante al progetto conosce i propri compiti e quelli degli altri, permettendo al team di lavorare in maniera agile e sincronizzata.
Oltre a questi aspetti, le piattaforme consentono di monitorare le attività in maniera più agevole, permettendo al responsabile del progetto di avere una visione di insieme delle varie attività, del rendimento di ogni partecipante e del rispetto dei tempi e dei costi fissati, in ogni momento della giornata.
Questo tipo di strumenti riescono sicuramente a semplificare i vari progetti, ma è comunque necessario apportare altri accorgimenti per ottimizzare al meglio tutti i processi:
1) Stimolare il lavoro di gruppo e il livello di produttività attraverso delle ricompense
2) Usare la gamification per avere un maggiore livello di coinvolgimento
3) Condividere le istruzioni e i compiti nel momento stesso in cui debbano essere applicate
4) Più importante di tutto, possedere e sviluppare le soft skills necessarie a gestire i progetti a distanza. Ne abbiamo nominate molte, e in questo articolo vedremo da vicino il Time Management.
Il Time Management
Il time management, o la capacità di gestione del tempo, è la capacità di pianificare il tempo che dedichiamo alle specifiche attività. Ciò è possibilenon solograzie alla definizione di obiettivi ben precisi e ordinati step per step, ma anche grazie alle nostre capacità di autodisciplina, attenzione e motivazione.
E ciò non è facile in un mondo in cui la nostra capacità di concentrazione viene messa in difficoltà dal costante ronzio di mail, messaggi e notifiche.
Uno dei rischi maggiori, percepito come in forte ascesa in ambito lavorativo (ma anche nel tempo libero), è infatti l’information overload, quella sensazione di non riuscire a gestire l’insieme di informazioni e comunicazioni (prevalentemente digitali) che costantemente arrivano ai nostri sensi. L’effetto può essere devastante, sia per il singolo sia per l’azienda. Non riuscendo a gestire e selezionare adeguatamente informazioni, dati e comunicazioni, potremmo ritrovarci ad inviare ad altri comunicazioni, informazioni e dati incompleti o comunque non trattati in modo adeguato, e l’azienda potrebbe vedere circolare comunicazioni inefficaci dal punto di vista produttivo. Da questo punto di vista, l’information overload agisce quasi come un virus!
Diventa quindi importante saper fissare dei limiti e acquisire abitudini e comportamenti che ci aiutino a progettare al meglio il nostro tempo. Abbiamo già parlato delle 10 tecniche per gestire il nostro tempo, ma alla luce del vertiginoso aumento di videoconferenze, mail e messaggi, i classici suggerimenti potrebbero non bastare. Ecco quindi che diventa importante, ad esempio, saper gestire le interruzioni, provenienti sia da colleghi sia da familiari, che possono distrarci nel nostro lavoro. Assertività e gentilezza in questo caso funzionano sempre. Inoltre, imparare ad essere concisi e brevi, specialmente durante videochiamate, è un ottimo modo di valorizzare il proprio lavoro e quello degli altri!
In definitiva, sebbene sia stato scalzato dalle top 5 soft skills del 2020, il time management rimane una delle competenze essenziali per il project management, specialmente al giorno d’oggi. Riportare l’ordine in mezzo al caos è il primo passo per fare chiarezza e negli obiettivi e i passi per raggiungerli e chiunque, dai dipendenti ai professionisti, dovrebbe investire nell’allenare questa capacità. E quando la formazione e le competenze ci sono, non resta che cimentarsi in attività di pianificazione.
Come si pianificano le attività? Breve guida al Time Management
Il time management è un continuo processo di gestione delle tempistiche di un progetto attraverso obiettivi ben precisi, ordinati step per step, che solitamente hanno delle date di inizio e di fine strutturate.
Per ottenere dei risultati ottimali è necessario redigere un calendario riferito al progetto che possa mostrare i vari progressi in un determinato periodo di tempo.
Il tipo di approccio relativo alla regolazione dei tempi deve essere flessibile, è quindi necessario modellare il progetto in base alle necessità, anche attraverso l’utilizzo di una stima iniziale che sarà affinata nel corso dell’attività.
È necessario quindi avere un modello che possa permettere di calcolare il maggior numero possibile di varianti che ci può presentare il futuro (analisi ‘’what if?’’). Gli approcci di pianificazione sono numerosi, uno dei più utilizzati è la pianificazione ‘’rolling wave’’
Essa consiste nell’uso di un diagramma (solitamente il diagramma di Gantt, un diagramma a barre schedulato) che permette di ordinare delle barre in una scala cronologica orizzontale che possa indicare in ordine temporale l’inizio, la fine e la durata totale delle varie attività da svolgere.
Al termine del progetto le varie calendarizzazioni mostreranno sia quello che è stato pianificato all’inizio e sia ciò che è realmente stato raggiunto alla fine.
Una modalità ottimale di pianificazione di un progetto potrebbe essere strutturata nei seguenti punti:
1) Definire le attività necessarie (attraverso diagrammi che permettono di svolgere e organizzare le varie attività, mappandole nell’ordine stabilito dai partecipanti)
2) Organizzare e stimare i tempi e le risorse necessarie da impiegare per completare le attività
3) Determinare i compiti e i legami di dipendenza che possono avere (se non termino quest’attività sono impossibilitato ad iniziare quella nuova)
4) Assegnare le risorse necessarie ad eseguire le attività nei tempi prestabiliti
5) Pianificare una valutazione degli impatti e dei risultati raggiunti
Vuoi ricevere tutti i nostri articoli e pillole video? Segui questo Link:
Seguici su Telegram!
