Il digitale sul posto di lavoro: quali sono i benefici per la produttività?

Qual è il valore aggiunto della digitalizzazione? Molti pensano che basti semplicemente utilizzare strumenti tecnologici di ultima generazione per essere all’avanguardia e migliorare la produttività. Tuttavia, quanto spesso si ignora che il vero valore aggiunto deriva principalmente dal modo di lavorare e dalla presenza di una cultura dell’innovazione condivisa.

Le fondamenta della Digital Transformation

La trasformazione digitale non è alimentata solo dai dispositivi high-tech ma, in primis, da una vera e propria metamorfosi culturale. Affinché questi cambiamenti si realizzino con successo, è necessario, infatti, modificare il modo di concepire l’attività lavorativa e i processi coinvolti in funzione dell’utilizzo delle nuove tecnologie.
È chiaro, ormai, che il digitale in ufficio non significa avere un computer più potente o una connessione internet più veloce. Al contrario, vuol dire imparare a sfruttare tutto il potenziale offerto dalle nuove tecnologie per migliorare i processi produttivi e i flussi di lavoro.

La vita negli uffici digitalmente immaturi

Perdere ore nel tentativo di ritrovare un file mal archiviato, riavviare continuamente dispositivi che si rifiutano di funzionare o doversi confrontare con colleghi che non hanno le stesse competenze nell’utilizzo di editor di testi e fogli di calcolo. Queste sono solo alcune delle problematiche riscontrate negli uffici ancora digitalmente immaturi.
Come evitarle? Ad oggi esistono moltissimi strumenti e piattaforme utili a facilitare l’archiviazione di file e la condivisione di informazioni, ad esempio:

• Chat aziendali interne
• Piattaforme di archiviazione online dei file
• Calendari condivisi
• Piattaforme per il monitoraggio delle attività

Il cloud, quindi, diventa un vero e proprio luogo di condivisione e di archiviazione di enormi quantità di dati. Il carico di lavoro cognitivo viene alleggerito, mentre la comunicazione facilitata.

Oltre gli strumenti: la volontà di cambiare

La digitalizzazione in ufficio, quindi, passa prima di tutto dalla trasformazione digitale che implica una modalità di lavoro dinamica e flessibile, non più basata sulla ripetizione di schemi consolidati. Tuttavia, il vero elemento chiave del processo di digitalizzazione restano sempre le persone. Infatti, adattarsi alle novità non è semplice e, molto spesso, il valore attribuito agli strumenti tecnologici non sempre si estende alle persone e alla loro formazione.

I benefici per la produttività

Perché è importante intraprendere questa strada?
Gli strumenti e le modalità di lavoro sopra citate permettono di snellire le attività lavorative quotidiane, aumentando la produttività e la soddisfazione dei lavoratori.
Questi infanti consentono di:

• Ridurre il tempo di ricerca dei documenti
• Recuperare con facilità lavori interrotti grazie alle cronologie di salvataggio
• Migliorare il servizio di assistenza ai clienti
• Ottimizzare l’uso degli spazi e dei tempi
• Favorire lo scambio di idee e conoscenza
• Ridurre lo stress percepito dai lavoratori

Per cui, se l’aumento della produttività è il fine ultimo, il mezzo è costituito dall’unione tra strumenti tecnologici innovativi, formazione digitale e cultura dell’innovazione.