Guida Galattica per Automatismi – Il futuro dei processi HR
La Robotic Process Automation (o RPA) si riferisce a quei processi di automatizzazione basati su programmi informatici che, a partire da regole prestabilite, permettono di automatizzare le attività digitali. Già da tempo questa innovazione supporta molti ambiti, tra cui le risorse umane. La RPA può infatti aiutarci nella automatizzazione di compiti ripetitivi come l’inserimento dati, l’analisi testuale dei documenti, l’elaborazione delle paghe e la generazione dei report.
E i vantaggi dell’automatizzazione sono moltissimi: l’aumento della velocità e dell’efficienza di processi, la riduzione dell’errore umano, il risparmio sui costi del personale, una migliore esperienza dei lavoratori e maggiore sicurezza e protezione dei dati.
Risorse più Umane
La progressiva automatizzazione dei processi avrà interessanti conseguenze anche dal punto di vista della posizione della funzione HR: semplificate le attività più ripetitive, infatti, ci sarà più spazio per quelle a maggiore valore aggiunto, come lo sviluppo dei talenti e gli interventi a livello organizzativo. In questo modo, la figura dell’HR potrà più facilmente diventare un fondamentale perno strategico per le aziende, il cui vero valore sono e saranno sempre le persone, che si tratti di assumerle o svilupparle.
E questo non solo per le grandi imprese. Se infatti è vero che fino a poco tempo fa solo le aziende di grandi dimensioni si sono potute permettere infrastrutture tecnologiche complesse, molte soluzioni oggi strizzano l’occhio alle PMI. Un esempio sono i cosiddetti SaaS (Software as a Service), software in cloud generalmente “affittati” pagando una fee mensile o annuale ed accessibili da browser. Per beneficiare della potenza di calcolo e interfaccia di questi software, infatti, basta avere un laptop o uno smartphone connessi ad internet, e il gioco è fatto. Non è necessario quindi montare un sistema in azienda, il tutto è sempre a portata di clic (e “tap”). Ma come cominciare?
Guida galattica per automatismi
È impossibile coprire in un articolo la complessità di un’implementazione di sistemi RPA, o definirne l’esatto numero di passaggi, tuttavia è importante stabilire che l’eventuale acquisto di una qualsiasi tecnologia non è mail il primo passo…e neanche il secondo, o il terzo. Ecco quali sono, idealmente, alcune domande da porsi prima di intraprendere la strada dell’automazione.
1) Quale processo voglio automatizzare? Non tutti i processi sono uguali, e non tutti possono essere automatizzati allo stesso modo. Un software utilizzato per l’analisi dei CV, per esempio, potrebbe essere completamente diverso da quello usato per l’aggiornamento dei dati anagrafici in azienda. Automatizzare i processi significa quindi decidere dapprima quali sono le attività che hanno maggiore bisogno di efficienza. La scelta deve ricadere soprattutto tenendo conto del ROI (ritorno dell’investimento), ma anche considerando il personale che sarà protagonista di questo cambiamento, e che andrà formato e supportato.
2) Come devo allineare l’automatizzazione alla programmazione delle attività aziendali? Implementare un nuovo sistema di automatizzazione può significare rallentamenti o rinvii del lavoro, anche solo per formare i dipendenti e all’utilizzo dei nuovi strumenti o per assicurarsi che non si perdano dati nel passaggio dal nuovo sistema a quello vecchio. È quindi importante organizzarsi con una tabella di marcia sin dall’inizio, prevedendo tempi maggiori per alcuni processi. È anche importante che il fornitore sia bene a conoscenza di queste tempistiche, e potrebbe convenire chiedere prima “quanto tempo ci metterete?” rispetto a “quanto costa?”. Infine, ricordiamoci che questo tipo di soluzione non comporta solo un cambio di software, ma anche di abitudini, comportamenti e mindset. La formazione, da questo punto di vista, sarà fondamentale.
Avere bene a mente il calendario aziendale è importante!
3) Come lo comunico ai miei collaboratori? Si sa, qualsiasi cambiamento comporta delle resistenze, specialmente in azienda, che non è solo il nostro posto di lavoro, ma un luogo nel quale passiamo gran parte delle nostre giornate e manifestiamo i nostri comportamenti, abitudini e routine. Quando questa stabilità viene a mancare, è normale incontrare delle titubanze, è per questo importante che il cambiamento venga preannunciato con il giusto anticipo e che si faccia in modo di coinvolgere il più possibile i collaboratori già dalla fase di scelta della soluzione. Non solo così saranno già pronti in fase di implementazione, ma il risultato sarà nettamente migliore, poiché avranno contribuito le persone stesse che si occupano dei processi da automatizzare.
4) Chi devo chiamare e quale prodotto devo scegliere? La scelta della soluzione da adottare (tipologia di tecnologia, software, fornitore) deve essere svolta in modo molto accurato, tenendo conto sia della assistenza che il fornitore potrà fornire nel tempo, sia della integrazione del software ai sistemi aziendali già in uso. È anche importante che la soluzione adottata sia facilmente aggiornabile nel futuro, ed estendibile anche ad altri aspetti della gestione HR per cui si prevede di fare automazione nel futuro. La scelta finale in genere ricade o sui Software as a Service, che funzionano in cloud e sono di semplice integrazione, oppure su soluzioni costruite da zero sulla base della necessità aziendale. Queste ultime risultano più costose ed invasive, tuttavia sono sempre “cucite” attorno alle vere necessità dell’azienda.
5) Come manterrò il nuovo sistema? Un nuovo sistema di automatizzazione richiede mantenimento, e non parliamo solo di aggiornamenti ed updates dei software. È infatti importante che i comportamenti e le nuove attività non si cristallizzino in maniera sbagliata, o che non vi sia una progressiva recessione alle soluzioni precedenti. I collaboratori andrebbero monitorati e supportati, ed è fondamentale che abbiano la possibilità di esprimere dubbi o incertezze senza che vi sia una conseguenza negativa. In definitiva, come in tutti i punti qui elencati, l’implementazione ed il mantenimento di un sistema di automatizzazione dipendono dalle persone, che siano i decisori, gli esecutori, gli utilizzatori o i fornitori.
Come molti tipi di cambiamenti, anche le soluzioni RPA coinvolgeranno sempre di più una maggiore popolazione aziendale. Sono moltissimi i campi che stanno vedendo forti innovazioni, e possiamo aspettarci che, nel prossimo futuro, le aziende verranno a trovarsi in un costante clima di cambiamento, con tecnologie ed approcci culturali sempre meno stabili e radicati nel tempo. La formazione sarà quindi cruciale per preparare e sostenere le persone e le aziende in questo viaggio.
Questo articolo è basato su pubblicazione in lingua spagnola scaricabile da http://www.futureforwork.com/los-robots-llegan-a-rrhh-informe/
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