Ecco perché non siamo bravi a fare multitasking
Prenditi un secondo per guardare tutto quello che hai di fronte in questo momento. Se sei come me, hai almeno alcune finestre del browser aperte (ognuna caricata di schede di cui hai “bisogno“). La tua casella di posta elettronica si sta costantemente riempiendo in background. Slack continua a spuntare messaggi da diversi compagni di squadra. E, naturalmente, il tuo telefono… In altre parole, stai facendo multitasking.
Il problema è che il multitasking non esiste. O per lo meno non esiste come noi lo intendiamo.
Come hanno confermato più studi, il vero multitasking, che comporta il compiere più di un’attività contemporaneamente, è un mito. Le persone che pensano di poter dividere la loro attenzione tra più attività contemporaneamente non stanno effettivamente facendo di più. In effetti, stanno facendo meno, diventando più stressati e ottenendo risultati peggiori di quelli che avresti se svolgessi un solo compito. In questo senso, il multitasking è una suddivisione dell’attenzione che comporta frazionare le nostre risorse per svolgere male i nostri compiti, a spese della nostra salute fisica e mentale.
Allora perché così tanti di noi trascorrono le nostre giornate cercando di fare multitasking? E se il multitasking è così dannoso per noi, come possiamo interrompere il ciclo e proteggere la nostra attenzione, concentrazione e tempo?
“Multitasking”: i rischi
Cercare di dividere la tua attenzione tra compiti che richiedono sforzo e concentrazione significa che uno o entrambi soffriranno. Infatti, molti altri studi hanno scoperto che eccessivi tentativi di multitasking hanno gravi conseguenze sul nostro benessere mentale e fisico.
Tra le altre cose, il multitasking:
Ha un impatto negativo sulla memoria a breve termine: uno studio di ricerca del 2011 dell’Università della California di San Francisco ha rilevato che il “multitasking” influisce negativamente sulla memoria di lavoro, ovvero sulla memoria usata per gestire e concentrarsi sulle informazioni chiave.
Porta ad una maggiore ansia: i neuroscienziati dicono che il multitasking drena letteralmente le riserve di energia della tua mente, causandoti di perdere la concentrazione e diventare più ansioso.
Inibisce il pensiero creativo: l’ansia aggiunta e la mancanza di “spazio” cerebrale causato dal multitasking possono anche causare la perdita della capacità di pensare fuori dagli schemi. Per essere creativi, le nostre menti hanno bisogno di spazio per digerire o “incubare” nuove idee.
Ti impedisce di entrare in uno stato di “flusso”: il flusso è lo stato d’animo in cui siamo così concentrati così tanto su un compito che la nostra produttività sale alle stelle. Tuttavia, il flusso richiede uno sforzo e una messa a fuoco sostenuti, cosa che ci viene impedito quando facciamo multitasking.
Causa più errori e meno produttività: più studi hanno scoperto che il multitasking fa sì che le persone si prendano più tempo per eseguire semplici attività.
Multitasking al lavoro: lo fai molto più di quanto pensi di fare
Forse non pensi di fare multitasking molto spesso. O forse pensi di essere davvero bravo nel multitasking (spoiler alert: non lo sei).
Diamo un’occhiata a uno degli esempi più comuni di multitasking sul posto di lavoro: la posta elettronica. Secondo una ricerca che ha esaminato le abitudini di posta elettronica di oltre 50.000 lavoratori, è stato riscontrato che in media trascorrono il 40,1% della loro giornata facendo multitasking con e-mail e messaggistica istantanea. Inoltre, è emerso che la maggior parte delle persone non può lavorare per più di 6 minuti senza controllare quegli strumenti. (Ancora peggio, il 35,5% dei lavoratori controlla la propria e-mail e messaggistica istantanea ogni 3 minuti o meno.)
Il problema è che questo comportamento è visto come completamente normale.
Anche se non è esplicitamente indicato, ci si aspetta che controlliamo le e-mail e rispondiamo immediatamente al messaggio. In effetti, oltre il 70% delle persone mantiene aperta la propria casella di posta tutto il giorno, ma solo il 20% ha un piano su come e quando gestire la posta elettronica.
L’e-mail non è l’unico strumento che richiama la nostra attenzione. Più dispositivi, strumenti, riunioni e attività portiamo nella nostra giornata lavorativa, più è probabile che siamo al multitasking. In uno studio, la professoressa di UC Irvine Gloria Mark ha scoperto che, in generale, i lavoratori hanno una media di soli 3 minuti su un determinato compito e circa 2 minuti utilizzando qualsiasi strumento digitale prima di passare a quello dopo. Dalla stessa ricerca, è emerso che i lavoratori in media, utilizzano 56 diverse app e siti Web al giorno e passano da una all’altra più di 300 volte.
Quindi che fare?
5 modi per ridurre la quantità di multitasking che fai ogni giorno
Il modo più semplice per ridurre il multitasking è configurare la giornata e l’ambiente di lavoro per l’attività singola e lo stato attivo. Ciò significa rimuovere tutti i trigger e le distrazioni che hai attorno quando stai cercando di superare un’attività.
Per iniziare, concentrati su queste cinque tecniche:
1) Crea un programma giornaliero con tempo dedicato per un lavoro mirato
Il tuo programma giornaliero è la tua mappa per il giorno. Ti dice quali sono le tue intenzioni e ti rende responsabile nei loro confronti. È anche la tua prima linea di difesa contro il multitasking.
Inizia pianificando il tempo non negoziabile per il “lavoro mirato” all’inizio della giornata. Questo può essere breve fino a 15-20 minuti o fino a 90 minuti. L’obiettivo è semplicemente iniziare a ricostruire la tua capacità di concentrarti su un compito a portata di mano senza distrazioni.
2) Limita il tempo di posta elettronica
Durante il giorno, uno dei maggiori contributori al multitasking è la tua e-mail. Il tempo di comunicazione si trasforma in tutto ciò che facciamo. E poiché sembra produttivo, non lo pensiamo come multitasking. Ma lo è. Inizia quindi limitando il tuo tempo via e-mail.
3) Blocca i siti Web che distraggono quando vuoi concentrarti
Distrazioni esterne come le notifiche possono portarci al multitasking, ma altrettanto pericoloso è la noia. Quando ci sentiamo annoiati o ansiosi, è più probabile che procrastiniamo o “controlliamo questo sito Web molto rapidamente”.
Questo è il cambio di contesto al suo peggio. Per proteggerti, usa un blocco del sito Web come FocusTime durante le tue sessioni di lavoro mirate o in punti specifici della giornata in cui sai che la tua energia e motivazione sono basse (come dopo pranzo).
4) Alterna tra periodi di messa a fuoco e pause
Evitare il multitasking non significa evitare pause. In effetti, per mantenere alti i tuoi livelli di energia e concentrarti sul single-tasking, devi avere momenti per fare rifornimento e rifocalizzare.
Le pause regolari aiutano anche a cancellare i residui di attenzione dall’attività precedente.
Il tuo modo di lavorare dipende da te, ma alcuni metodi popolari includono la tecnica Pomodoro (lavorando 25 minuti e poi facendo una pausa di 5 minuti) o seguendo la regola 52/17 (52 minuti dopo, 17 minuti di pausa).
5) Ottimizza l’ambiente di lavoro per la messa a fuoco
Le distrazioni non sono l’unica cosa che ci fa multitasking. Il tuo ambiente di lavoro può portare alla tua attenzione tanto quanto una notifica. Progettare un ambiente di lavoro per la messa a fuoco può essere semplice come eliminare il disordine (sia fisico che digitale) e rendere le distrazioni più difficili da usare (come mettere il telefono in un’altra stanza).
Seguire questi passaggi non ti garantirà di evitare il multitasking. Ma ti aiuteranno a concentrarti e ti daranno le migliori possibilità di rimanere impegnato a vedere un compito fino al traguardo. Inizia in piccolo e costruisci gradualmente le tue sessioni mirate aggiungendo più tempo!
