Change management: muovere i primi passi
È possibile definire il change management azidenale come l’insieme delle attività strutturate al fine di gestire il cambiamento; come è immaginabile, questo tipo di cambiamento può porre una sfida non indifferente, specialmente quando obbligato da eventi esterni come la pandemia. Inoltre, la necessità di reagire in modo agile e adattivo risulta importantissima nel mondo della digital transformation, in cui tecnologie e comportamenti sono costantemente in evoluzione.
Il Cambiamento ai tempi della Digital Transformation
La Digital Transformation ha un grande impatto sulle abitudini lavorative delle persone, che potrebbero riscontrare delle difficoltà e porre delle resistenze, ed è quindi necessario gestire ed accompagnarle in questa transizione, che porta con sé nuove abitudini ed obiettivi finali.
Nell’ambito del Change Management è necessario preparare un percorso di transizione che vada a considerare 3 punti fondamentali:
La situazione attuale (dove siamo ora)
L’obiettivo da raggiungere (dove vogliamo arrivare)
Le modalità necessarie a raggiungere l’obiettivo (come ci arriviamo)
Per meglio fissare questi punti è utile costruire un modello, e uno dei più usati è il modello 4P, strutturato in 4 diversi punti:
1) People: nello specifico, intervenire direttamente sull’individuo, con l’obiettivo di adattare il suo mindset rispetto alle esigenze dell’azienda
2) Process: revisione e modernizzazione dei processi
3) Platform: introduzione in azienda delle tecnologie e delle piattaforme digitali utili per aumentare e agevolare la produttività in azienda
4) Place: revisione dei luoghi di lavoro in relazione allo smart working
Questo tipo di approccio può portare dei vantaggi a lungo termine, in termini di raggiungimento degli obiettivi, di rispetto del budget impostato e nel rispetto dei tempi di lavoro predefiniti.
I 4 passi per accompagnare il cambiamento
Come abbiamo detto precedentemente, è fondamentale per l’azienda guidare i dipendenti e lavorare su quelle che sono le naturali resistenze al cambiamento che è possibile riscontrare.
Assochange, l’associazione italiana per il change management, ha stilato 4 punti, utili alle aziende nell’accompagnare i propri dipendenti nel cambiamento
1) Comunicare il progetto, ovvero le ragioni e gli obiettivi del cambiamento, dall’inizio alla fine, condividendo via via che il progetto va avanti i risultati parziali. Questo è utile anche per coinvolgere i propri dipendenti in ogni momento del processo di transizione
2) Monitorare il clima aziendale, usando indicatori relativi all’engagement delle persone, ai ruoli e alle competenze necessarie
3) Impostare dei ruoli in azienda che possano permettere ad essa di avere al proprio interno degli agenti di cambiamento informali, in modo che ci possa essere una comunicazione diretta tra questi dipendenti e gli altri dipendenti coinvolti nel cambiamento
4) Migliorare la qualità della leadership dei capi, attraverso sia un tipo di formazione tradizionale, sia una formazione digitale e virtuale attraverso training on demand e la creazione di community, in modo da avere un tipo di comunicazione e progettazione capillare e tempestivo.
Come abbiamo visto dai punti elencati, il change management passa prima di tutto dalla volontà di mettere in discussione lo status quo e dalla prontezza nel lavorare per informare e coinvolgere tutte le persone coinvolte, lavorando in particolare sui comportamenti e le competenze. Che sia previsto o meno, il cambiamento richiede sempre elasticità, apertura mentale e una buona dose di coraggio. Anche quando siamo di fronte a sfide inattese, il mindset giusto è quello che consente, a sangue freddo, di pianificare i giusti passi. Le aziende e i professionisti che sanno e sapranno sviluppare le giuste competenze, quindi, non avranno problemi nel fare change management in modo vincente. Ma quali sono i vantaggi di una corretta gestione del cambiamento?
1) Il cambiamento può avvenire in maniera agevole, senza impattare necessariamente sulla attività quotidiane, sulla qualità del lavoro e sul rispetto delle scadenze
2) Riduzione delle tempistiche per gestire il cambiamento in azienda
3) Possibilità di prevedere eventuali problematiche future e quindi di potersi preparare ad ogni evenienza
4) Ottimizzazione dei costi legati al processo di cambiamento
5) Maggiore velocità da parte dell’azienda nel rispondere alle esigenze dei clienti
6) Minore livello di ansia percepita nei dipendenti preparati attraverso il change management, maggiore livello di collaborazione
7) Pianificazione ottimale della comunicazione del cambiamento da parte ai dipendenti da parte dell’azienda (benefici all’immagine dell’azienda)
8) Riduzione delle possibilità di fallimento nel cambiamento
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