10 tecniche per migliorare la gestione del nostro tempo

Time Management

“Non abbiamo poco tempo, ma ne perdiamo molto.” – Seneca.

Sembra che le giornate non siano mai lunghe abbastanza, eppure tutti condividiamo le stesse 24 ore. Com’è possibile, allora, che alcune persone riescano a portare a termine molte più attività rispetto agli altri?

La risposta risiede in una migliore gestione del tempo.

Gestione del tempo nel lavoro: una questione già nota

Il tema della gestione del tempo non è un tema nuovo. Da secoli gli uomini si interrogano su come riuscire a organizzare adeguatamente il proprio tempo, trovando un equilibrio tra lavoro e vita privata.

Circa un secolo fa, in Unione Sovietica si tentò di ridurre la settimana lavorativa a cinque giorni, e offrendo un giorno libero ai lavoratori.

Lo scopo era quello di aumentare la produttività, ma l’iniziativa non portò all’esito sperato. Per impedire che la produzione delle fabbriche si fermasse, infatti, i lavoratori vennero divisi in gruppi e a ogni gruppo venne assegnato un giorno libero differente.

Così facendo, tuttavia, venne a mancare la possibilità per le persone di passare del tempo con amici e parenti che avevano turni di riposo diversi. Venne a mancare la possibilità di organizzare la vita in comune.

D’altro canto, Henry Ford, nel 1926, ridusse l’orario di lavoro da 48 a 40 ore, eliminando un giorno lavorativo dal calendario settimanale. Ford riuscì così nell’intento di aumentare la produttività dei propri impianti, anche grazie ad un aumento della lealtà e dell’orgoglio da parte degli operai.

I tempi sono cambiati rispetto al ‘900. Nella nostra vita moderna fatta di un costante bombardamento di mail, messaggi, note vocali, post e chat, sia nell’ambito lavorativo, sia in quello privato, ciò che è importante per ciascuno di noi non è avere più tempo a disposizione, ma riuscire a organizzarlo adeguatamente.

A supporto di ciò, una ricerca del prof. Ausubel (New York City University) sostiene che al giorno d’oggi, nonostante abbiamo più tempo libero rispetto al passato, la nostra difficoltà più grande rimane riuscire a coordinarci con gli altri per poterlo passare insieme. Per questo motivo, sviluppare delle strategie efficaci per la gestione del tempo rimane una delle priorità anche in epoca moderna.

Tecniche di gestione del tempo

Alla luce di queste considerazioni, ti presentiamo 10 consigli per migliorare la gestione del tuo tempo:

1)    Crea un piano giornaliero

Pianifica la giornata in anticipo. È fondamentale per creare una visione di insieme e gestire al meglio le proprie risorse.

2)    Definisci una scadenza temporale per ciascun compito

Stabilisci la deadline per ogni compito, in modo da non rimanere indietro con il tuo lavoro.

3)    Usa un’agenda

Avere un punto di riferimento per tenere traccia dei compiti da svolgere è fondamentale per un time management efficace. Oltre all’agenda cartacea, sono oggi disponibili diversi strumenti digitali, come Google Calendar.

4)    Impara a rinunciare

Cerca di non accettare più impegni di quelli che puoi affrontare. Se possibile rimanda o delega.

5)    Poniti l’obiettivo di arrivare un po’ in anticipo

Se cerchi di essere puntuale, raramente ci riuscirai, perché l’imprevisto è sempre dietro l’angolo. Per evitare spiacevoli ritardi cerca di arrivare in anticipo agli appuntamenti. Per quanto riguarda le scadenze, invece, lavora come se il termine fosse più vicino di quanto prefissato.

6)    Tieni sempre un orologio vicino

A volte siamo talmente assorbiti dal nostro lavoro che perdiamo la cognizione del tempo. Avere sempre a portata di mano un orologio ti renderà maggiormente consapevole del tempo che passa.

7)    Fissa dei reminders con 15 minuti di anticipo

Molti calendari hanno una funzione reminder per ricordati gli impegni. Sfrutta questo strumento e imposta un reminder 15 minuti prima di un impegno importante.

8) Focalizzati sui compiti più importanti per te e blocca le fonti di distrazione

Concentrati su un solo compito importante alla volta. Evita l’eccessivo multitasking, chiudi tutte le applicazioni che non stai usando e che ti distraggono solamente.

9) Definisci le giuste priorità

Impara ad applicare il principio 80/20: dedicati soprattutto a quel 20% di attività “critiche” che ti garantiscono l’80% dei risultati.

10) Non dimenticare di “staccare”

Se vuoi evitare di incorrere in situazioni eccessivamente stressanti, non aver paura di interrompere il lavoro. Qualche pausa salutare e un po’ di relax aumentano la produttività.

Unveil Consulting è un team di professionisti sempre aggiornati sulle criticità dell’Era Digitale.

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